规划一次成功的ERP实施的5点建议

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作者：Marie Alonso


基于许多具有说服力的原因，管理层会决定转移到一个标准的企业资源计划(ERP)解决方案中。通过支持一个统一的系统而不是几个较小的完全不同的系统，企业可以享受规模效应带来的好处。




此外，使用更少用户界面的单个应用架构可以降低集成成本。另外，通过常见任务的自动化运作——以及易于获取更多的信息、最佳实践系统和程序——企业可以简化操作，大大提高效率。


虽然使一个ERP系统标准化相对较为简单，不过成本和影响有时很容易被忽视。企业应该考虑许多因素，以确保一次成功的实施。ERP实施规划就是成功的ERP实施中最重要的一个环节。


规划一次成功的ERP实施必不可少的5大战略要素


1． 创建一个跨职能团队：实施一个新的ERP系统本身需要解决企业现在和未来应该如何运营的问题。创建新的业务流程，确定必要的报表，并且确定可能需要的软件定制，这些需要组织中方方面面的共同努力。通过构建一个跨职能的团队，企业不仅可以提高涵盖所有业务领域的可能性，也有助于获得支持，可以推动整个项目的成功。所有的跨职能团队应该包括某些关键的组织功能，如：项目管理、执行管理。事实上，执行管理职能扮演着项目的啦啦队长、裁判和教练的角色。项目的实施需要高级管理人员的参与，以确保企业和IT的正确结合，以及解决任何内部分歧。


2.  设定合理预期管理变更：现在跨职能团队有了，那么为这个团队和所有员工设置适当的期望是非常重要的下一步。实施开始所需要解决的一个问题就是关键员工所要求参与到实施的项目团队中的时间承诺。由于这个项目本身的干扰性，许多事情不能完全在正常的工作时间内来完成。有时团队成员需要先做他们手头的工作，然后在下班时间进行测试或是文件清理。公司还应在变更发生之前就运用变更管理技术，设定合理预期来帮助管理所有员工将经历的变化。


3.  创建与新的ERP系统同步的新业务流程：在实施一个新的ERP系统时，虽然不改变业务流程可能是“阻力最小的路径”，但从长远来看，这么做效果恰好相反。在大多数情况下，尝试保留当前业务流程的公司最终都会在新系统中遇到他们在老系统中遇到的相同问题。保留当前的业务流程和支付改变新系统的时间和金钱成本会极大地影响公司的预算，而且还会危害到未来系统升级的能力。如果针对配置的决策有一个良好的商业案例、规划和用户可用性，那么公司可以在ERP实施过程成功地采用新业务流程，并在正确的指导下可以有效地改变员工的工作方式。ERP实施供应商可以根据公司和行业里的最佳实践来帮助定义和匹配这些新的终端用户。对于业务在实施后的运作方式预先有一个详实的了解，可以为管理变更和用户准备提供更多的时间。


4.  采用分阶段实施方式：严格遵照原项目范围执行是至关重要的。很多时候更改是合理的；但是当用户发现新的ERP功能丰富，突然想要一下子全部都实施的时候也需要注意“玩具盒效应”。这需要在范围变更失控之前解决。因此，早点确定准确的实施后功能并且坚持这些功能有助于确保及时交付实施和控制预算。许多公司采用计划好的分阶段实施方法来进行他们的ERP实施，优先处理那些需要在实施第一天后立即实现的功能，而那些可有可无的功能可以搁置到第二阶段。分阶段方法允许实施团队专注于公司需要的关键功能，尽快让这些软件模块上线。除了尽快实现投资回报，这种成功完成第一阶段项目的“胜利”经验还可以激励团队，为启动第二阶段创造动力。


5．进行必要的时间和财务投资：项目团队领导和终端用户需要时间进行适当的培训，这可能偶尔需要随机应变——终端用户使用率与ERP实施的成功和投资回报有着直接的关系。弄清成人学习者的各种学习风格，比如是习惯视觉还是听觉上的，自学或是有教师指导，喜欢实践还是观察。公司需要确保他们有各种各样的培训选项和附带的培训工具/可用资源，这不仅是实施之前如此，随着业务流程和技术的变化，还需要不断跟进。总的来说，实施ERP解决方案是一项财务和时间投资。理解这两个部分固有的重要性——从开始之前——可以大大减少意外，促进ERP 实施的成功。