小型企业的IT预算良策

lynn.yu

作者：Fundbox团队





毫无疑问，信息技术（IT）是小型企业最核心的助力器。IT能提高生产率，加强沟通与合作，当然，还能减少成本。


尽管有以上诸多优势，管理小型企业的IT预算仍然挑战重重。


根据2013年度国家小型企业联合会技术调查报告，所有小型企业主都面临着的终极挑战，包括：升级成本、安全问题，以及解决问题花费的时间。事实上，几乎一半的小型企业称曾经沦为网络攻击的受害者，导致了大量的金钱和劳力损失。


很显然，控制行动需要一步到位，从而确保前期的IT软件花费和硬件投资能与持续支持成本保持均衡，同时还要留意企业的整体需求。这就意味着需要有IT预算。


一套周详的预算能帮助您：

 保证IT的功能和系统是最新版本，并且运作良好。
 预测业务需求变化。
 减少计划外的技术成本。
 基于整体的目标和预算，知道该年度在IT和其他业务领域，哪些目标能实现，哪些不能。


以下是了解和管理小型企业IT成本的八种最佳实践：


用以往的绩效作为向导


如果您曾经做过预算，那么这是一个很好的开始。如果没有，就把IT投资、成本和任何能预示您该年度花费趋势的数据收集起来。不要忘了参照商业计划书，它能列出在未来数月内需要IT支持的领域。


从固定成本着手


任何预算都是一样，都要从简到难，计算固定的持续花费。这包括软件升级、电话和通信成本、云储存服务、互联网接入、任何IT支持成本（如果您的团队成员数量小于五人，您可能要考虑外包）等等。


不同场合下的投资计划


没有哪个企业会一年到头保持不变；一些企业会经历预期外的增长，利润暴涨。其他企业可能会分化到新市场或扩展到其他业务范围。从IT层面看，这是值得为之计划的——重要的不是您怎样发展，而是您需要IT与您同步增长。


用预算来为这些不同的场合进行规划。比如，如果您有意向开设分公司或者设立办事处，那么IT成本里需要包含什么？添加可能促成这一规划，或带来这一结果的新的列或选项卡，分别做出预算。


不要忘了培训成本


这包括为员工提供新系统或软件的培训计划，以及IT团队的培训成本。在线或虚拟训练可以把成本保持在最低限度，但从长远来看来，实际操作培训却更富有成效。让我再次重申，请在该年度更广的业务范围和IT目标的背景下评估这些需求。


了解投资回报率


在您为本年度做预算的时候，回顾一下企业的IT愿望清单，准备好通过撤销无法为企业带来附加值或者问题重重的项目来裁减冗余。预算应该要围绕业务优先级来制定，在一个地方花的钱多了，花在其他地方的自然就少了，因此，请和您的团队密切注意投资回报率，划分出需求的优先级。


将其作为常规也不失为一个好办法。在工作中，每月或每季度削减流程和运营开支能在景气或不景气时维持整体的效率（若是在不景气的时候才进行，可能就太迟了）。


编制预算


每年做一次预算，细分每月的开支，考虑到每月的固定开支和一次性开支，比如您新开的分公司的硬件设施。


把预算看作是一份有生命的文件


一旦预算完成，它就会成为一个宝贵的工具。您能将其作为一个参照点，来根据预测追踪开支。如果成本超过了预测值，那么您就得反思原因，并且对计划作出相应的调整。同样地，如果您遇到了现金流问题，重新审视您所有的业务预算，了解这段困难时期会怎样影响您的计划。


不要忘了观察IT投资对营收的影响。您的投资回报率是否和预期一样？


记着，每一个预算年度都会暗示来年的情况，年复一年，预算会变得更加简单且精确。


把IT看作是整体业务的一部分


您可能已经在本文中注意到了一条主线，那就是要保证IT目标和预算与商业计划在大体上相符合。今天，IT贯穿了企业从营销到人力资源的每一条动脉。请务必把IT团队或IT功能纳入到您的商业计划中，并且腾出时间进行年度IT回顾，以做出更加深刻的战略IT方案。